Videobellen is een belangrijk onderdeel van de moderne bedrijfsvoering. De digitale meeting is met zowel collega’s als klanten niet meer weg te denken. We staan op het keerpunt waarop analisten voorspellen dat 50% van het personeel remote gaat werken. Het spreekt daarom voor zich dat een videoconferentie probleemloos zou moeten verlopen.
Ben je niet helemaal bekend met de additionele aandachtspunten die van je verwacht worden als je deelneemt aan een digitale vergadering? Geen probleem! Wij zijn hier om je op weg te helpen met de etiquette van videobellen. Deel de tips ook gerust met een collega om deze op weg te helpen in de wereld van digitale meetings.
1. Instellen en testen
Vind jij het frustrerend als je er tijdens de meeting achter komt dat je microfoon of camera het niet doen? Je gesprekspartner(s) ook! Test daarom vooraf goed of je apparatuur werkt. Je kunt alles eenvoudig testen door een digitale meeting met jezelf in te plannen waarin je de apparatuur die je gaat gebruiken al hebt aangesloten. Zorg dat je in de instellingen van je videoconferentie app de juiste microfoon en geluidsbron selecteert. Hoe je dat bijvoorbeeld doet via de apps van Microsoft Teams en Zoom zie je in onderstaande video’s.
2. Wees op tijd
Op tijd zijn bij een vergadering is vanzelfsprekend. Echter ondervinden mensen grotere hinder bij te laat komen tijdens videobellen dan bij reguliere afspraken. Er is meer beweging en geluid als je opstart wat de aandacht voor de actieve spreker kan wegnemen. Wat je normaal kan verdoezelen met een excuus of een charismatische entrée is dit bij een digitale meeting niet meer mogelijk.
3. De 1-uur regel
Videobellen vergt meer aandacht en energie dan reguliere meetings. Houd het daarom kort en efficiënt zodat iedereen actief meedoet. Wees niet alleen goed voorbereid op de inhoud van de meeting maar bedenk ook vooraf zaken die jij wilt aankaarten. Hanteer de vuistregel dat de meeting nooit langer dan één uur duurt.
4. Demp je microfoon
Wellicht de grootste ergernis tijdens videobellen is dat niet-sprekers hun microfoon vergeten te dempen. De microfoon zoekt, zonder spraak, naar geluid en wordt gevoeliger, waardoor er ruis ontstaat. Je kunt in vrijwel elke videoconferentie app op de bekende icoontjes klikken om de microfoon (of camera) zowel in als uit te schakelen. Vergeet niet je microfoon weer te activeren zodra je iets wilt zeggen! Zorg dat dit een gewoonte wordt, je collega’s zullen dit zeer in dank afnemen.
5. Maak jezelf kenbaar
Bij grotere videoconferenties (vanaf 5 personen) is het raadzaam om je hand op te steken als je wilt inhaken. Sommige apps hebben hiervoor een knop ter beschikking waardoor je digitaal je hand kunt opsteken. Helaas bieden niet alle apps deze functionaliteit. Wat je dan wel kunt doen is bijvoorbeeld fysiek je hand opsteken of een voorzitter aanwijzen. Welke optie je ook toepast, spreek van tevoren af hoe jullie hiermee omgaan zodat iedereen gehoord wordt. Wat je wilt voorkomen is dat jullie door elkaar praten.
6. Lights, camera, action!
Je collega’s doen het ook, dus waarom zou jij het niet doen? Het is onpersoonlijk als je niet elkaar kan zien maar naar een zwart scherm met een naam erin moet kijken. Gebruik daarom je camera om de impact van de vergadering te vergroten. Vervolgens is het belangrijk de camera te positioneren alsof je voor iemand zit. Mensen neigen naar zichzelf te kijken tijdens het videobellen, maar het komt natuurlijker over om recht in de camera te kijken. Zo lijkt het alsof je de gesprekspartner in de ogen aankijkt. Door ergens anders heen te kijken lijkt het ook alsof je aandacht elders ligt dan bij de meeting.
7. Let op je omgeving
Zorg dat zo min mogelijk achtergrondgeluid aanwezig is. Achtergrondmuziek kan als hinderlijk worden opgevat voor je gesprekpartner(s). Probeer daarom zoveel mogelijk in een rustige omgeving een meeting te houden. Al is dat voor sommige huishoudens een hele opgave natuurlijk. Wat kan helpen is een microfoon met ruisonderdrukking. De microfoon filtert achtergrondgeluid weg en focust op jouw stem.
Op zoek naar een goede microfoon met ruisonderdrukking voor de videoconferenties? Wij hebben alvast onderzoek gedaan naar uitstekende opties en raden de volgende modellen aan:
Jabra Evolve 75 UC (draadloos)
8. Luister aandachtig
Houd je aandacht zoveel mogelijk bij de meeting. Een appje sturen, die presentatie van morgen even doorkijken of je social feed doorscrollen kun je tijdens de meeting beter achterwege laten. Niet afgeleid worden? Zet bijvoorbeeld de niet storen functionaliteit aan van je telefoon en maximaliseer het venster van je videoconferentie zodat je alle gesprekspartners kunt aankijken. Of sluit je e-mailprogramma af als je wordt afgeleid door de pop-ups van de binnenkomende e-mail gedurende de meeting.
Als je bovenstaande punten aanhoudt kan de meeting efficiënt en kort gehouden worden, zodat je snel door kan gaan met andere zaken.
