Een pro-tip om vertrouwelijke e-mails te versturen en zelf de toegang tot je bericht te beheren.
Als je gebruik maakt van Gmails vertrouwelijke modus, zal Gmail nadat jij je mail verstuurd hebt een unieke code naar de ontvanger opsturen via e-mail of sms. Om het bericht te kunnen lezen, moet de ontvanger zijn of haar identiteit verifiëren aan de hand van deze code. De inhoud van het bericht bestaat enkel op de servers van Google en vervalt handmatig of tot een maximum van de ingestelde vervaltijd.
Stappenplan
1. Vertrouwelijke modus inschakelen
Bij het opstellen van een nieuwe e-mail selecteer je onderin de ‘vertrouwelijke modus’, een icoontje met een tijdslot. Er volgt een pop-up (stap 2), zodra je het slotje deselecteert vervalt automatisch de vertrouwelijke modus.
2. Vervaldatum/-tijd en toegangscode instellen
Hier kan je gemakkelijk de tijd en vervaldatum ingeven en ook aangeven of je een code via e-mail óf sms wilt verzenden. Google zal de code verzenden naar het ingegeven telefoonnummer (stap 2.1) of het opgestelde e-mailadres van de ontvanger (stap 2.2). De zender kiest daartoe zelf een vervaldatum van een dag, een week, een maand, drie maanden of, en tot een maximum van, vijf jaar.
2.1 Verzenden met sms-verificatie
Kies je ervoor om een sms te versturen, dien je het correcte mobiele nummer van de ontvanger in te geven nadat je de vervaldatum/-tijd opgeslagen hebt. Dit is de aanbevolen en veiligste optie, doordat er een tweestapsverificatie gevraagd wordt. Wanneer je al deze stappen doorlopen hebt, is het tijd om je bericht te verzenden.
2.2 Verzenden zonder sms-verificatie
Wanneer je een bericht stuurt zonder sms-verificatie (en daarmee ook zonder tweestapsverificatie), moet het e-mailadres waar je de code en het bericht naar verzonden hebt correct en vertrouwelijk zijn. Laat de ontvanger zijn Gmail onbewaakt geopend achter, kan in principe iedereen het bericht lezen en is de essentie van het geheel verloren.
3. Verzonden e-mail kan teruggetrokken worden
Wanneer je je na enige tijd toch bedenkt, kan de mail handmatig ingetrokken worden indien de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend. Hiervoor ga je naar je verzonden bericht in Gmail en selecteer je de knop ‘toegang intrekken’, dan wordt de ontvanger nog steeds zijn of haar toelating ontzegd.